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Herramientas para dejar de ser una empresa principiante en el home office

Herramientas para dejar de ser una empresa principiante en el home office
Te presentamos una serie de aplicaciones digitales y consejos para comenzar paso a paso a gestionar una nueva cultura de teletrabajo entre los integrantes de tu empresa.

El coronavirus está obligando a las organizaciones a implementar el teletrabajo. Para muchas será la primera vez que experimenten el home office, así que no saben bien por dónde empezar o qué hacer.

El trabajo remoto no es nuevo. Sin embargo, hasta ahora no había sido necesario ponerlo en práctica de manera masiva. La llegada de un nuevo tipo de coronavirus, que origina la enfermedad Covid-19, ha puesto a medio mundo en cuarentena, por lo que millones de personas deberán laborar desde casa.

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“Esta alerta de salud tendrá un gran impacto en la forma en que las empresas ven el trabajo a distancia”, apuntó Guillermo Bracciaforte, fundador de Workana, una plataforma de contratación de freelancers.

“Pasada la crisis, esperamos un incremento notable en el diseño e implementación de políticas de trabajo remoto, no sólo como esfuerzos planeados para contingencias”, agregó.

Aplicaciones que pueden ayudar

Existen varias aplicaciones y herramientas tecnológicas para liderar a un equipo de trabajo, a pesar de que sus integrantes estés dispersos en diferentes lugares. Éstas son algunas de ellas:

Zoom

Es para hacer videoconferencias desde cualquier dispositivo. Permite integrar a 100 personas al mismo tiempo y las reuniones pueden grabarse.

Asana

Fue creada para darle seguimiento a las tareas y organizar el trabajo en equipo. Ayuda en la planificación y gestión de proyectos. También se puede ingresar a la plataforma desde cualquier dispositivo.

Workplace

Esta aplicación es de Facebook, así que funciona de manera parecida a una red social que sólo integra a los miembros de una empresa para ayudar en la comunicación.

Trello

Esta plataforma también es para organizar proyectos, asignar tareas y darle seguimiento a las entregas.

Cambios culturales en puerta

Las herramientas tecnológicas sin duda ayudan, pero para poder aprovecharlas será necesario que vayan acompañadas de una cultura organizacional que la respalde. Ante este contexto, Guillermo Bracciaforte, fundador de Workana recomienda a los jefes considerar los siguientes aspectos:

» 1. Pensamiento flexible. No es el momento para diseñar a profundidad un programa formal de trabajo a distancia en tu empresa, pero eso no debe detenerte. “Aprenderás mucho de esta etapa para un plan posterior”.

» 2. Establecer un comité de continuidad. Es importante alinear los esfuerzos de la empresa, y tomar decisiones rápidas. Lo ideal es que exista una persona experta en los procesos de la empresa, alguien que conozca los alcances técnicos y recursos tecnológicos de los que se disponen y alguien más con conocimiento de las personas, líneas de mando, liderazgos formales e informales.

» 3. Definir el impacto en la operación y la viabilidad del trabajo remoto. Tener claridad sobre los procesos y acciones que pueden ser operados de forma remota. Pero si esto no existe, construir algo de forma rápida, apoyándose en los principales responsables de área.

» 4. ¿Qué equipos y elementos técnicos requiere el personal? Computadoras, conexión a internet, impresora, configuraciones o software especial para conectarse de forma remota a un servicio especial de la empresa.

» 5. Elige una solución de colaboración en línea. Empieza usando las herramientas conocidas para que utilicen en tu equipo para comunicarse, por ejemplo, grupos de Whatsapp y luego implementa otras.

» 6. Líneas de comunicación, instrucciones y expectativas claras. Cualquier cambio tiene dificultades en una compañía, manejar un proceso sencillo, pero instrucciones claras es el primer requisito para poder habilitar una operación remota de emergencia. Los responsables de cada área son los que requieren mostrar el mayor compromiso, deben tener horarios claros y amplios para resolver las dudas.

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