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5 consejos para tener reuniones de trabajo cortas y eficaces

5 consejos para tener reuniones de trabajo cortas y eficaces
Preparación previa, agenda clara y realista, roles asignados, puntualidad y apoyos visuales claros son parte de los aspectos a considerar para que las reuniones de trabajo cumplan su objetivo.

Merche Aranda, profesora de EAE Business School, ha analizado cómo conseguir un equilibrio entre las tareas a realizar en el ámbito laboral y las reuniones a las que muchas veces debemos asistir, porque como señala la especialista, “nuestro tiempo es un bien muy preciado y necesitamos optimizarlo”.

Por eso, y fruto de su experiencia como profesional y directora del máster en Desarrollo Directivo, Inteligencia Emocional y Coaching de la EAE Business School, ha recopilado cinco consejos prácticos que ayudan a los profesionales a realizar reuniones de equipos de trabajo más breves y eficaces en el uso del tiempo.

1. Preparación previa de la reunión

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Para la experta, siempre es necesario que haya un “facilitador” de cada reunión, que se encargue de presentar con tiempo la agenda de la sesión y hacer las convocatorias ajustadas a la realidad y temas que se van a tratar. “De esta manera, los asistentes pueden prepararse la reunión con anterioridad con lo que se optimizan los tiempos”, señala la profesora Aranda.

2. Marcar una agenda clara y realista

La experiencia muestra que las agendas que contienen más de tres puntos clave para tratar en una reunión, no se cumplen, con lo que siempre quedan puntos pendientes para tratar o las reuniones se alargan. La consecuencia es la sensación de pérdida de tiempo y concentración por parte de los asistentes.

3. Asignar los roles funcionales en las reuniones

La profesora Aranda explica que “este punto es fundamental para mantener los acuerdos marcados en la agenda de las reuniones y que los tiempos sean cumplidos”. Destaca tres roles que, bien establecidos y usados hacen que “las reuniones sean reuniones” y que son el de facilitador” de la reunión, el de “controlador” del tiempo y el de “presionador” de decisiones (que, a la vez, quien redacta el acta).

4. Puntualidad y ajuste de decisiones

“Son muchas las compañías en las que la reunión está programada para una determinada hora, y ha pasado media hora y no ha sido posible empezar por falta de asistentes” afirma Aranda, quien advierte que “es totalmente necesario un compromiso de los asistentes con la puntualidad a las reuniones”. Para la especialista también es clave que a la convocatoria sólo estén invitadas las personas necesarias para tratar los puntos establecidos en la agenda.

5. Cuidado con las presentaciones en PPT

En caso de que la cultura de la empresa sea la de hacer presentaciones en PowerPoint (PPT), éstas tienen que ser ágiles y muy visuales. Recoger la información clave para ti y para el resto. “El responsable de exponer ha de tener preparada su exposición con una comunicación clara y precisa sobre los puntos principales”, expone Merche Aranda, profesora y directora del máster en Desarrollo Directivo, Inteligencia Emocional y Coaching de la EAE Business School.

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