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¿Tu jefe tiene “juntitis”? Consejos para lograr reuniones de trabajo efectivas 

Por: Raciel Sosa* │ Universo Capital Humano 12 Feb 2020
¿Tu jefe tiene “juntitis”? Consejos para lograr reuniones de trabajo efectivas 
Reunir a la gente para tratar un tema que se pudo haber resuelto mediante un grupo de Whatsapp es absurdo, genera desgaste y un sentimiento de improductividad entre los colaboradores.

La “juntitis” es un síndrome totalmente generalizado en las organizaciones. No obstante, las empresas han hecho muchas cosas para mejorar el manejo de las juntas, desde cuidar los espacios donde se hacen (en algunas empresas, por ejemplo, ponen una mesa alta, sin sillas, con la idea de que sea incómodo y los participantes quieran terminar la junta lo antes posible), hasta definir un horario específico para las juntas, salvo emergencias.

El proceso para resolver un problema parte de la habilidad de comunicación; de hecho, la palabra problema se divide en dos: pro (hacia) y lema (decir). Es decir, un problema es algo que tienes que decir y se profundiza cuando no lo dices o lo transmites mal.

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Una junta da la posibilidad de generar un puente de comunicación para resolver un problema; ahora bien, lo que lo puede hacer totalmente inapropiado es precisamente no saber tener juntas. En este sentido, sabemos que hacer ejercicio es bueno para el ser humano pero si una persona lo hace sin ninguna instrucción y sin realizar ejercicios de calentamiento previamente, no solamente no lo va a ayudar sino que lo puede lastimar. Las juntas, por definición, son una muy buena herramienta para resolver problemas, pero el obstáculo se presenta cuando la gente no sabe cómo dirigir una junta de manera efectiva.

Impacto en el ánimo del personal

El sufijo “itis” significa “inflamación”; algo donde se está exagerando en un recurso que no tiene sentido, que ya no solamente no ayuda, sino que resta la efectividad de esta alternativa de solución y puede llegar a ser perjudicial para lograr los resultados que nos hemos propuesto. Se cae en este tipo de situaciones porque las personas que convocan las juntas y las que las dirigen lo hacen de manera inapropiada, no tienen un protocolo, ni un método, ni un objetivo claro. Y eso, justamente, es lo que genera el abuso de este recurso, que es a lo que llamamos “juntitis”; es decir, abusar de esta herramienta provoca no solamente que no sea efectiva, sino que sea, inclusive, perjudicial.

Frecuentemente, los colaboradores de una organización sienten que las juntas les restan productividad; es decir, sienten que por estar en tantas juntas, no pueden dedicar su tiempo a lo que deben resolver en su día a día y eso va colapsando su agenda. En ocasiones, salen tarde de trabajar por asistir a juntas interminables, sintiendo además que no aprendieron ni les aportó nada; únicamente lograron retrasar las actividades que tenían programadas para ese día. Esto genera un estado de ánimo negativo entre los colaboradores, ya que provoca también que su vida personal se vea afectada, lo que les produce enojo y se sienten totalmente improductivos.

Lo más valioso que tiene el ser humano es el tiempo, y cuando ese tiempo no lo capitalizamos de manera apropiada, no lo estamos utilizando para generar un recurso o un resultado, sentimos que estamos perdiendo el tiempo. Y si, adicionalmente, vemos que en la reunión se nos dio retroalimentación en público o nos regañaron, la junta no es nada más no útil, sino que es tóxica y eso le pega directamente a nuestro ánimo como profesionistas.

¿Cómo evitar caer en juntas improductivas?

Lo primero que tenemos que preguntarnos es cuál es el objetivo que queremos lograr y si éste se puede alcanzar con un solo mensaje, llamada o correo electrónico; o sea, analizar si es necesario que nos reunamos.

En muchas organizaciones tienen, inclusive, los lineamientos escritos y pegados en las salas de reuniones.

1. Objetivo

Tener muy claro el foco o el objetivo de la reunión. Es decir, después de esta junta habremos logrado ¿qué cosa? Eso es lo primero que debemos definir.

2. Registro

Tiene que haber una persona que lleve un registro del objetivo de la junta, de los participantes, de la fecha y de los acuerdos que se alcanzan. Alguien que se haga cargo de la minuta, escriba el tema que se abordó en la reunión y los acuerdos que se alcanzaron. Llevar una minuta de la junta es trascendental para que la junta tenga continuidad. Esta persona tiene que documentar fundamentalmente los siguientes elementos: qué quiero lograr, cuándo podré, cómo hacerlo y de qué forma le vamos a dar seguimiento.

3. Timekeeper

Tiene que haber alguien que mida el tiempo que debe llevar cada una de las fases de la junta; alguien que, a partir del objetivo de la reunión, esté al pendiente de que todos los participantes den sus puntos de vista, de los subtemas que se abordan, y avisando de los minutos que restan para terminar con las fases de la junta, así como el tiempo para que ésta finalice.

4. Parking lot (para no perder el foco de la reunión)

Es lo que se hace cuando en la reunión sale un tema que no está programado para esa reunión. En este sentido, la persona que lleva la minuta está a cargo de anotarlo y transmitir a los participantes que, eventualmente, ese tema se va a discutir en otra ocasión, ya que no forma parte del objetivo de esa junta.

Ése es el parking lot, la persona lo anota y se regresa al tema original. Además, seguramente ese otro tema que salió lo van a resolver nada más dos de las personas que están ahora en la junta, que son los responsables de resolverlo y de tomar esa decisión. No llevar un parking lot hace que empecemos a desviarnos, por lo que una junta que iba a durar una hora, finalmente dura dos horas y media; además, no se logró el objetivo y todos salen con un montón de inquietudes.

*El autor es Experto en Liderazgo del SXXI (@Raciel Sosa)

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