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Paso a paso: Todo lo que debes saber para atender una inspección laboral

Por: IDC online 30 Oct 2020
Paso a paso: Todo lo que debes saber para atender una inspección laboral
Es indispensable que los patrones conozcan las formalidades de esta figura utilizada por las autoridades para verificar las condiciones de trabajo y tener la oportunidad de defenderse en caso de que no se cumplan.

La Secretaría del Trabajo y Previsión Social (STPS) está facultada para realizar visitas de inspección a las empresas con el fin de verificar el cumplimiento de sus obligaciones laborales.

No obstante, está obligada a otorgar a los patrones revisados certeza respecto a los actos que emita y afecten o lesionen su interés jurídico, además de que es preciso que asegure su debida defensa ante aquellas visitas que no cumplan con los requisitos legales aplicables.

Esto significa que la STPS debe respetar el principio de legalidad en cada uno de los actos de molestia que expida a los patrones. Por ello, es menester que a continuación se aborden las formalidades que se deben cumplir en una inspección, los puntos a desahogar, quién las puede realizar, la documentación requerida y los derechos y obligaciones que tienen los patrones como visitados.

Como tal, el artículo 16 de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos (CPEUM) no define qué es un acto de molestia, sélo detalla los tres requisitos mínimos que debe cumplir éste para que sea constitucional, esto quiere decir que:

  • Se exprese por escrito y contenga la firma original o autógrafa del respectivo funcionario
  • Sea emitido por autoridad competente y,
  • Funde y motive la causa legal del procedimiento.

La primera de esas exigencias se refiere a la certeza sobre la existencia del acto de molestia, y que la persona a la que vaya dirigido conozca con precisión de qué autoridad proviene, así como su contenido y sus consecuencias. 

El hecho de que el acto sea emitido por una autoridad competente significa que la emisora está facultada constitucional o legalmente y goza, entre sus atribuciones, con la potestad de emitirlo.

La fundamentación es entendida como el deber que tiene la autoridad de expresar los preceptos legales que regulen determinado hecho y las consecuencias jurídicas, presupuesto que tiene su origen en el principio de legalidad que consiste en que las autoridades sólo pueden hacer lo que la ley les permite.

Alcances de una inspección laboral

La inspección del trabajo es la institución contemplada en la Ley Federal del Trabajo (LFT), que tiene por objeto vigilar el cumplimiento de las normas laborales, proporcionar información técnica y asesoría a los trabajadores y patrones, hacer del conocimiento de las autoridades respectivas las violaciones y deficiencias que se observen en los centros de trabajo, realizar estudios y acopio de información que procuren la armonía de las relaciones laborales, así como todas aquellas facultades que se desprendan de los ordenamientos, reglamentos y normas laborales (art. 540, LFT).

El artículo 2, fracción III, del Reglamento General de Inspección del Trabajo y Aplicación de Sanciones (RGITAS) señala que la inspección es un acto de la autoridad laboral competente mediante el cual se realiza la promoción y vigilancia del cumplimiento de la legislación laboral, o se asiste y asesora a los trabajadores y patrones en el acatamiento de la misma.

A nivel federal, está la Dirección General de Inspección Federal del Trabajo, como unidad administrativa auxiliar de la STPS, y a nivel local existe en cada una de las secretarías del trabajo estatales una dirección a cargo de la inspección laboral, para efectuar dentro de sus competencias, las visitas correspondientes.              

Tipos de inspección laboral

Según los preceptos 27 y 28 del RGITAS existen los siguientes tipos de inspección:

» Ordinarias

  • Iniciales: Aquéllas que se realizan por primera vez en un centro de trabajo o cuando éste amplía o modifica su actividad.
  • Periódicas: Las efectuadas con intervalos de 12 meses, mismas que pueden ampliarse o disminuirse según los resultados obtenidos en inspecciones anteriores. La programación de estas visitas se realiza según la actividad empresarial o rama industrial, mediante un sistema aleatorio, el cual determina el turno de visita.
  • De comprobación: Las que se efectúan cuando se requiere constatar el cumplimiento de las medidas emplazadas u ordenadas previamente por las autoridades laborales en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo (SST). 

» Extraordinarias

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Son las visitas que se llevan a cabo en cualquier tiempo, incluso en días y horas inhábiles, cuando:

  • Existe un peligro o riesgo inminente o bien, cuando se reciben quejas o denuncias por cualquier medio o forma de posibles violaciones a la legislación laboral.
  • Se entera la autoridad por cualquier conducto de probables incumplimientos a las normas de trabajo.
  • Al revisar la documentación presentada para cualquier efecto, la autoridad se percata de posibles irregularidades imputables al patrón o de que este se condujo con falsedad.
  • La autoridad tenga conocimiento de accidentes o siniestros ocurridos en los centros de trabajo.
  • En el desahogo de una inspección previa o en la presentación de documentos ante la autoridad del trabajo, el patrón o sus representantes proporcionen información falsa o se conduzcan con dolo, mala fe o violencia.
  • Se detecten actas de inspección o documentos que carezcan de los requisitos legales aplicables, o que de éstas se desprendan elementos para presumir que el inspector incurrió en alguna conducta irregular.
  • Se supervise la información presentada en los mecanismos alternativos a la inspección y la veracidad de los hechos asentados por el inspector.
  • Se verifique que los centros de trabajo suspendieron sus labores con motivo de una declaratoria de contingencia sanitaria emitida por la autoridad correspondiente.
  • Se requiera constatar que el escrito de objeciones a la declaración anual del ISR de los patrones, para efectos de la participación de los trabajadores en las utilidades de las empresas (PTU), se presentó por la mayoría de los trabajadores de la compañía.

Materias sujetas a revisión

El objetivo de las inspecciones del trabajo es revisar cualquiera de los siguientes aspectos:

  • Condiciones generales de trabajo
  • Seguridad y salud en el trabajo (relativo al cumplimiento de las Normas Oficiales Mexicanas (NOM) de seguridad y salud
  • Capacitación y adiestramiento de los trabajadores
  • Otras materias reguladas por la legislación laboral que por su importancia así lo requieran. Por ejemplo, la supervisión de las condiciones de trabajo en buques o el trabajo de menores.

Asimismo, la autoridad en su respectivo ámbito de competencia, puede practicar inspecciones que requieren cierto grado de especialización. Por ejemplo:

  • Enteros de los descuentos al Instituto del Fondo Nacional para el Consumo de los Trabajadores (Infonacot)
  • Condiciones de los generadores de vapor o calderas y recipientes sujetos a presión
  • Reparto de utilidades
  • Accidentes de trabajo
  • Trabajo en las minas
  • Agencias de colocación de trabajadores
  • Materias y trabajos especiales que por su especificidad así lo requieran (art. 11, RGITAS).

Orden de inspección, requisito básico

Una orden de inspección es el documento mediante el cual la autoridad competente señala que un patrón será inspeccionado y en donde se precisa el tipo de inspección que realizará, la que materia en que versará, los documentos que verificará, e incluso el o los inspectores encargados de desahogar la visita.

Es un acto de molestia que no sólo debe cumplir con los requisitos constitucionales, sino indicar pormenorizadamente el centro de trabajo a inspeccionar, su ubicación, el objeto y alcance de la diligencia, su fundamento legal, así como los números telefónicos a los que el patrón puede comunicarse para constatar los datos de la orden (art. 29, cuarto párrafo, RGITAS).

¿Quién la emite? Como lo señala el artículo 16 constitucional, la orden de visita de inspección debe ser expedida por la autoridad competente de acuerdo con el ordenamiento jurídico aplicable.

En este caso, la Dirección General de Inspección Federal del Trabajo es la autoridad facultada para programar, ordenar y practicar, por conducto de los inspectores federales del trabajo, las inspecciones ordinarias y extraordinarias, a fin de verificar el cumplimiento patronal de las disposiciones en materia laboral (art. 18, fraccs. V y VII, Reglamento Interior de la STPS).

A su vez, existen en cada entidad federativa oficinas de Representación Federal del Trabajo adscritas a la STPS (anteriormente eran las Subdelegaciones Federales de Trabajo) que dentro de sus competencias se encuentra la de ordenar la práctica de visitas de inspección, por conducto de los inspectores federales del trabajo.

Y a nivel local, cada secretaría del trabajo establecerá dentro de su organigrama la autoridad facultada para emitir órdenes de inspección.

Objeto de la inspección

Toda orden de inspección tiene que precisar los documentos sujetos a revisar, los cuales son únicamente para cerciorarse de que se ha cumplido con la normativa laboral existente, sujetándose en estos casos a las leyes respectivas y a las formalidades prescritas para ello.

De ahí que los elementos que deben contener las órdenes de inspección son:

  • Lugar que ha de inspeccionarse
  • Persona o personas a la que va dirigida
  • Objetos que se buscan (a esto debe limitarse la diligencia)

Al respecto, la Ley Federal de Procedimiento Administrativo (LFPA), de aplicación supletoria al RGITAS, indica en su numeral  63 que quien practique una visita debe estar provisto de una orden escrita en donde se especifique el objeto de la visita, su alcance y las disposiciones legales en que se fundamente.

Esto significa que el objeto de una orden es delimitar la actuación de la autoridad; en ella se determina dónde empieza y termina la verificación, dado que la definición del objeto es un aspecto esencial para su ejecución, ya que se precisa la cosa, la materia o los hechos sobre la cual recaerá  el acto a ejecutar.

Papel del inspector laboral

El inspector del trabajo es el servidor público designado por la autoridad laboral para practicar visitas en los centros de trabajo (art. 2o., fracc. IV, RGITAS). El artículo 541 de la LFT prevé los deberes y las atribuciones que tienen estos funcionarios, a saber:

  • Vigilar el cumplimiento de las normas laborales, especialmente sobre los derechos y las obligaciones de los trabajadores y patrones, el trabajo de las mujeres y de los menores, las medidas preventivas de riesgos de trabajo y la seguridad e higiene .
  • Visitar empresas y establecimientos durante las horas de trabajo, diurno o nocturno, previa identificación.
  • Interrogar, solos o ante testigos, a los subordinados y patrones sobre cualquier asunto relacionado con la aplicación de las normas laborales.
  • Exigir la presentación de los libros, registros u otros documentos a que obliguen las normas de trabajo.
  • Disponer que se eliminen las inconsistencias detectadas en las instalaciones y métodos de trabajo cuando constituyan una violación de las normas de trabajo o un peligro para la seguridad o salud del personal
  • Ordenar, previa consulta con la Dirección General de Inspección Federal del Trabajo, la adopción de las medidas de seguridad de aplicación inmediata en caso de peligro inminente para la vida, la salud o la integridad de las personas. En este caso, si así son autorizados, los inspectores deben decretar la restricción de acceso o limitar la operación en las áreas de riesgo detectadas.
  • Examinar las substancias y materiales utilizados en las empresas y los establecimientos cuando se trate de trabajos peligrosos.

Dentro de las 24 horas siguientes, el inspector de que se trate, bajo su más estricta responsabilidad, le debe hacer llegar a la STPS un informe detallado por escrito, con copia al patrón

Cómo comprobar la identidad del inspector

Cuando se presenta un inspector laboral en la empresa, debe identificarse y presentar su credencial vigente con fotografía, expedida por la autoridad competente que le autorice para desempeñar dicha función, con la leyenda “Esta credencial no autoriza a su portador a realizar inspección alguna, sin la orden correspondiente”.

El patrón debe verificar que la fotografía del inspector corresponda a la persona que la porta, su nombre completo y firma, así como el señalamiento de la autoridad que expidió dicha credencial, y la firma de funcionario competente.

La STPS cuenta con una herramienta denominada “Conoce a tu inspector”, por medio del cual se corrobora la identidad del inspector que acude al centro trabajo respectivo. Para ello, basta ingresar al portal de Internet y colocar el nombre completo del inspector para que se despliegue la información correspondiente.

También es bueno conocer que las credenciales de los inspectores constan de un código QR, el cual si es escaneado por el patrón, se obtiene inmediato los datos del inspector que la porta.

Estos mecanismos buscan acabar con prácticas de extorsión y amenazas de las que constantemente son víctimas los empleadores, cuando se presentan personas que aducen ser inspectores adscritos a la STPS, engañándolos para obtener un lucro indebido. De ahí que sea importante para las empresas conocer perfectamente los mecanismos en comento.

Desahogo de la inspección

Las inspecciones pueden realizarse en cualquier centro de trabajo, sin importar la denominación que se les dé, tales como oficinas administrativas, centros de producción, minas, centros de distribución o bodegas que pertenezcan a aquéllos.

Notificación e inicio

Dentro de las 24 horas anteriores al comienzo de la inspección, se le notifica al patrón molestado un citatorio, salvo que se trate de una revisión extraordinaria.

El citatorio tiene que indicar el nombre del patrón, el domicilio del centro de trabajo, el día y la hora de la visita, el tipo de inspección y su materia, el número y la fecha de la orden de inspección y un listado de documentos que debe exhibir el patrón, los aspectos a revisar y las disposiciones legales en que se fundamenten.

Hecho lo anterior, el inspector acude el día y la hora señalados en el citatorio, identificándose previamente con el visitado, y le entrega a éste el original de la orden de inspección y una guía con los principales derechos y obligaciones del inspeccionado (art. 29, RGITAS).

Como se aprecia, en toda inspección debe mediar una orden, y se cita al revisado para su desahogo con un citatorio previo, por lo que los empresarios deben tener cuidado respecto a lo que reciben vía electrónica, ya que su desahogo es totalmente presencial.

Esta precisión se debe a que en la práctica es común que los patrones reciban por correo electrónico avisos de inspección que resultan ser falsos, porque provienen de direcciones no oficiales y cuyo fin es la extorsión.  A continuación, se reproduce un ejemplo de estos avisos.

.

De ahí que, con la finalidad de no caer en ese tipo de extorsiones, se recomiende analizar el documento recibido, revisar si fue emitido por la autoridad laboral competente, que contenga los fundamentos legales y los motivos de su emisión, el objeto de la visita y que cuente con firma autógrafa del funcionario competente.

Como se mencionó, la persona que se presente en el domicilio del inspeccionado debe portar una credencial para su identificación y verificar su autenticidad a través del portal de Internet “Conoce a tu inspector”, en donde aparece si dicha persona está registrada ante la STPS, o comunicarse vía telefónica con la autoridad.

Asimismo, es importante denunciar ante la autoridad competente, sobre este tipo de delitos, para que se castigue a los responsables. Recuerda que la extorsión es un delito que se caracteriza en obligar con violencia o intimidación a otra persona a realizar u omitir un acto o negocio jurídico, obteniendo un lucro para sí o para otro o causando a alguien un perjuicio patrimonial (art. 390, Código Penal Federal).

Acta de inspección

Todo el desarrollo de la visita de inspección queda plasmado en un documento denominado “acta de inspección”.

Tras su identificación, el inspector, de acuerdo con el listado anexo a la orden, requerirá la exhibición de la documentación enlistada, expresando en el acta de inspección el contenido y las características de los mismos, sin hacer apreciaciones subjetivas o que no tengan sustento, incluso puede solicitar copias de los mismos para que se anexen al acta como evidencia. 

Cuando se trata de una visita orientada al cumplimiento de condiciones generales de trabajo, se le requiere al patrón:

  • Acta constitutiva
  • Copia certificada del poder notarial del representante legal
  • Constancia de Registro Federal de Contribuyentes
  • Aviso del registro patronal ante el IMSS, con clase y grado de riesgo
  • Contratos individuales de trabajo celebrados con los trabajadores
  • Relación total de trabajadores, que incluya género y categoría de empleados (sindicalizados, de confianza, eventuales o extranjeros)
  • Copia del Contrato Colectivo o Ley que rija las relaciones colectivas de la empresa, así como la minuta que acredite la fecha de su depósito ante la autoridad laboral o documento en el que conste la última revisión contractual o prórroga
  • Comprobantes de la entrega de un ejemplar del reglamento a cada trabajador
  • Acta de integración de la comisión mixta encargada de elaborar el reglamento interior de trabajo y acuse de recibo que acredite la fecha de su depósito ante la Junta de Conciliación y Arbitraje
  • Nóminas y CFDI o recibos de pago de salarios, aguinaldo, vacaciones y prima vacacional
  • Controles de asistencia al centro de trabajo y jornadas extraordinarias
  • Declaración de impuestos del último ejercicio fiscal y acuse de recibo a los trabajadores de ésta
  • Proyecto de reparto de utilidades a los trabajadores, acta de la comisión revisora y recibos de pago de la PTU
  • Acta de integración de la comisión mixta de capacitación y adiestramiento y las reglas de su funcionamiento (en caso de no tener Contrato Colectivo o Ley)
  • Planes y programas de capacitación y adiestramiento
  • Acta de constitución de la comisión mixta de antigüedades y cuadro general de antigüedades
  • Relación de constancias de habilidades laborales del personal
  • Acta de integración de comisión mixta de seguridad e higiene, y
  • Constancias de pago de las cuotas obrero-patronales ante el IMSS, aportaciones y amortización del Infonavit e Infonacot.

Es importante comentar que en cualquier otro tipo de inspección serán solicitados, además de los documentos citados, los que incumban en forma específica a la inspección de que se trate.

También en esa acta, el inspector debe precisar los hallazgos encontrados en su revisión (art. 34, RGITAS).

De igual forma, el inspector debe describir a las personas que intervinieron en la visita; es decir, el patrón o su representante legal, los trabajadores, ya sea a través de su representante sindical o el elegido de común acuerdo para que los represente. Además de dos testigos propuestos por la parte patronal, o si éste se negó a designarlos, los que hubiese nombrado el mismo inspector (art. 30, RGITAS).

Es importante comentar que durante el desahogo de la visita, el inspector puede entrevistar a los trabajadores y al patrón o sus representantes, siempre en sentido positivo. Esto significa que, las preguntas formuladas deben referirse únicamente al objeto de la inspección, pero puede separar a los entrevistados para evitar la influencia en sus respuestas (art. 33, RGITAS).

Al finalizar la inspección, el funcionario debe preguntar a los participantes si desean expresar algo adicional sobre la diligencia, asentando o no lo referido. También, debe hacer del conocimiento del visitado que cuenta con cinco días hábiles para presentar por escrito manifestaciones adicionales, observaciones y pruebas respecto a la inspección desahogada.

De igual forma, invita al visitado y a quienes intervinieron en la inspección a firmar el acta, si éstos si se negaron a firmar, así lo asentará y entregará una copia del acta al patrón y al representante de los trabajadores (art. 35, RGITAS).

Si el patrón cumple con lo ordenado, concluye la visita; en caso contrario, se le otorga un plazo de entre 30 y 90 días para subsanar las violaciones cometidas. Al vencimiento del lapso concedido, la autoridad laboral lleva a cabo una inspección de comprobación de cumplimiento y, en caso de que el patrón hubiese subsanado las violaciones se da por terminada la inspección, pero de no ser así la autoridad impone las sanciones correspondientes (art. 36, RGITAS).

Para tal efecto, el acta es enviada por el inspector a la autoridad que corresponda para que sea valorada y, en su caso, se inicie el procedimiento administrativo sancionador, si es que se detectaron incumplimientos del patrón. La Dirección General de Asuntos Jurídicos de la STPS, auxiliada de la Subdirección de Procedimientos Administrativos, es la facultada para instaurar, sustanciar, resolver y firmar los procedimientos administrativos sancionadores.

En caso de que la inspección hubiese sido ordenada por una Oficina de Representación Federal del Trabajo de la STPS, es el titular de dicha oficina quien debe iniciar y resolver el procedimiento sancionador (arts. 17, fracc. XXIX; 18, fracc. XXX; y 30, fracc. II, Reglamento Interior de la STPS –RISTPS–)

Sanciones

Cuando el patrón omite lo requerido en una inspección y se observan violaciones a la legislación laboral, la autoridad le impondrá una multa aplicable al caso en particular, la cual, dependiendo de la falta, puede ir de 50 a 5,000 veces la Unidad de Medida y Actualización; esto es entre 4,344 y 434,400 pesos, de conformidad con los artículos 992, 994, 995, 1000 y 1001 de la LFT, sin perjuicio de las sanciones que proceda aplicar por la misma u otras autoridades competentes.

La autoridad, para fijar el monto de la multa, considera:

  • El carácter intencional de la acción u omisión constitutiva de la infracción
  • La gravedad de dicha infracción
  • Los daños que se hubiesen ocasionado o pudiesen ocasionar
  • La capacidad económica del infractor, y
  • Su posible reincidencia

Medios de defensa

Si la empresa considera que las sanciones económicas impuestas  por la autoridad son improcedentes, o en su caso, en el procedimiento de inspección de donde derivan estas sanciones no se observaron los requisitos legales establecidos, tiene derecho a impugnarlas a través de un:

  • Recurso de revisión ante la propia autoridad emisora de la resolución de la sanción, recurso que resolverá la Dirección General de Asuntos Jurídicos de la STPS. El plazo para presentarlo es de 15 días hábiles contados a partir del día siguiente a aquél en que hubiese surtido efectos la notificación de la resolución recurrida (arts. 65, RGITAS; 85 y 86, Ley Federal del Procedimiento Administrativo; y 17, fracc. XXVI, RISTPS), o
  • Juicio de nulidad ante el Tribunal Federal de Justicia Administrativa, por la vía sumaria o la ordinaria, siendo aplicable esta última cuando el importe de la multa rebase las 15 veces la UMA elevada al año, esto actualmente equivale a 475,668 pesos; ambos dentro de los 30 días hábiles siguientes a aquel en que surta efectos la resolución impugnada (art. 13, párrafos primero y tercero, fracc. I, inciso a); 58-1, 58-2, Ley Federal de Procedimiento Contencioso Administrativo)

Puede suceder que el inspector del trabajo realice actos irregulares en el desahogo de las visitas, en cuyo caso, el Órgano Interno de Control de la STPS es el responsable de recibir la denuncia respectiva y darle trámite de manera inmediata, haciéndolo del conocimiento de las autoridades competentes en materia de responsabilidades de los servidores públicos (arts. 48, RGITAS y 35, RISTPS).

Lo anterior, porque el inspector al ser servidor público tiene el deber de actuar conforme a lo que las leyes, los reglamentos y las demás disposiciones aplicables a su función, y al incumplir con la máxima diligencia del servicio encomendado, puede ser sancionado en términos de los artículos 7o., fracción I, 49, fracción I y 75 de la Ley General de Responsabilidades Administrativas (LGRA), con una amonestación privada o pública, suspensión destitución de su puesto o inhabilitación temporal.

Como se observa, la inspección laboral es un acto que por sí mismo debe cumplir con todos los requisitos establecidos en la Constitución para ejecutar un acto de molestia, la cual se encuentra regulada en la LFT y en el RGITAS.

Atender una inspección puede resultar delicado por todos los aspectos a verificar, de ahí la importancia de conocer cuáles son sus elementos esenciales para detectar a tiempo irregularidades de quienes la practican o de los posibles delitos de los que pudiera ser víctima el patrón.

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