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7 pasos para desarrollar e implementar una política de home office permanente

7 pasos para desarrollar e implementar una política de home office permanente
Una política específica de teletrabajo ayudará a las empresas a poner en marcha correctamente esta modalidad, sin riesgos y exponiendo todos los beneficios para los colaboradores y los propios empleadores.

El home office tiene beneficios tanto para los trabajadores como para los empleadores. El teletrabajo puede ayudar a conseguir una mejor conciliación entre la vida laboral y familiar, sólo por mencionar un ejemplo de las ventajas para el capital humano.

En medio de la pandemia de Covid-19, esta modalidad de trabajo le ha permitido a muchas empresas continuar con sus operaciones, además de poner a prueba la productividad y motivación de los empleados en un nuevo contexto laboral.

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En México, de acuerdo con una encuesta elaborada por el Instituto Panamericano de Alta Dirección de Empresa (IPADE), 58% de las organizaciones que implementó esta modalidad de empleo en la emergencia sanitaria logró hacer una migración de operaciones exitosa, con una rápida adaptación.

Sin embargo, después de meses de confinamiento, 15% de las empresas encuestadas sólo ha logrado migrar algunas funciones al home office, otro 6% aseguró requerir de esfuerzos adicionales para mantener este modelo y 21% sigue transitando el proceso de incorporación.

Para avanzar en la implementación del teletrabajo de forma permanente y formal, exponen los especialistas de Michael Page, las empresas necesitan contar con una política realista que ayude a mantener la productividad y a evitar problemas en el proceso.

“No prestar atención a los detalles puede traer serias implicaciones, particularmente si tus empleados no son monitoreados apropiadamente o la seguridad de su hogar no está a la altura de las normas”, expone la empresa consultora.

La firma considera que hay siete pasos que deben seguir las empresas para implementar el teletrabajo con éxito:

1. ¿Quién va a trabajar desde casa?

Los empleados son diferentes, cada uno tiene habilidades y personalidades distintas. Esto es algo que debe considerar la empresa para saber qué colaborador será productivo trabajando desde casa.

“Las personas que necesitan una rutina estricta para producir resultados pueden no ser las más adecuadas para esta modalidad”.

2. ¿Qué necesita el trabajador?

Dependiendo de la naturaleza de tu negocio puede ser que la empresa deba proporcionarle a los colaboradores tecnología extra para su casa. Por ejemplo, ¿les va a pedir que usen su propia computadora o les suministrarán una portátil?

3. Salud y seguridad

Al igual que en un centro de trabajo, los empleadores tienen responsabilidades con los empleados que hacen home office. Por ello, es probable que las empresas deban incluir en su política directrices para la seguridad y la salud de los colaboradores en su casa.

4. Seguridad de la empresa

La información y documentación de la organización estará afuera de las oficinas cuando las personas trabajen desde casa. No es sólo en el empleado en quién se debe pensar ¿Qué pasa con las otras personas que entran en su casa? ¿Cómo se recuperarían los documentos e información delicada si la relación de trabajo termina?

5. Control del rendimiento

Muchas organizaciones utilizan un software que hace un seguimiento de la información que aportan los empleados, pero si no es adecuado para la línea de trabajo ¿Cómo asegurarse de que los empleados trabajen a niveles óptimos y que cumplan con los objetivos?

6. ¿Cuáles son las motivaciones?

En la política de teletrabajo las empresas deben dejar claro si esperan que los empleados cumplan su jornada de trabajo en casa como si estuvieran en la oficina.

“Por ejemplo, no deben pensar en trabajar desde casa como una alternativa para no ver sus colegas o evitar algunos puntos de contacto. Tienes que investigar qué los motiva a realizar un día de home office“.

7. Redacción de la política

Cuanto más detallada sea la política, más fácil será resolver cualquier desacuerdo sobre los derechos de un empleado.

La política también debe indicar las horas de trabajo que se esperan de cualquier persona que trabaje desde casa, por lo que es muy importante poder controlar el rendimiento. Si se requieren actualizaciones periódicas, hay que indicar si el empleado deberá ir a la oficina y con qué frecuencia.

Nueva cultura laboral

Además de la política específica para el teletrabajo, la implementación del home office demanda un cambio en la cultura organizacional, especialmente en los líderes de la empresa.

“Para impulsar una propuesta de este tipo hay que empezar por sincronizar horarios para favorecer la productividad y calidad de vida de los colaboradores. Un desafío clave es desincentivar la cultura presencialista, aun virtual, que prevalece en muchas organizaciones”, expuso Armando Leñero, presidente del Centro de Estudios del Empleo Formal (CEEF).

Para transformar el teletrabajo, agregó el especialista, será importante crear políticas y capacitación para los trabajadores sobre el uso adecuado de las nuevas tecnologías.

“También es indispensable empezar a instaurar planes de continuidad para las organizaciones en el que se expongan retos y sus posibles soluciones ante crisis generadas por la implementación del teletrabajo”, señaló Armando Leñero.

Además, el presidente del CEEF consideró que el actual dictamen de reforma de teletrabajo que aprobaron los senadores el año pasado y que ahora analizan los diputados es un proyecto que necesita pulirse más, porque no alcanza a cubrir todos los desafíos que plantea la implementación del home office. 

Por ejemplo, expuso, de ser aprobada la reforma así como está planteada, habrá que vigilar que la documentación electrónica generada hacia los empleados sea válida ante juzgados, y capacitar a los empleadores en aspectos tan básicos como si será necesario celebrar un nuevo contrato con el empleado en el que se estipule que el centro de trabajo es su domicilio.

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